Gibt es eine Liste der wichtigsten Aufgaben, um die Einführung von ApoTune zu erleichtern?

Die wichtigsten ApoTune Aufgaben in Apotheken

Da uns sehr oft diese Frage gestellt wird, haben wir angefangen in Gesprächen mit unseren bisherigen Kunden eine kleine Sammlung der “wichtigsten” Serienaufgaben für Apotheken  zu erstellen. Es sei dabei ausdrücklich darauf hingewiesen, dass jede Apotheke individuelle Prozesse hat, sodass diese Sammlung nur eine Anregung dafür geben kann, welche Strukturen durch unsere Apotheken-Software geschaffen werden können.

Einen kleinen Auszug unserer kompletten Sammlung sehen sie in diesem Beitrag. Die komplette Aufgaben-Sammlung können Sie als Kunden jeder Zeit bei uns per Mail anfordern.

ApoTune Aufgaben für die Warenwirtschaft

• Ladenhüterlisten bearbeiten – (1x im Monat)
• Verfalldaten kontrollieren (1x im Monat)
• Temperaturkontrolle des Kühlschranks (täglich)

ApoTune Aufgaben für den Verkauf

• Sichtwahl und Freiwahl auffüllen (täglich)
• Einkaufstüten im HV auffüllen (täglich)
• Datums-Stempel umstellen (täglich)

ApoTune Aufgaben im Labor

• Desinfektion der Arbeitsoberflächen (täglich)
• Kalibrierung der Laborwaage (jährlich)

ApoTune Aufgaben für Apotheker

• AMK-Meldungen bearbeiten (wöchentlich)
• BTM-Dokumentation prüfen (täglich)

ApoTune Aufgaben Allgemein

• Mülleimer leeren
• Druckerpapier auffüllen

Nutze ich bei Aufgabenerstellung besser Gruppen oder Mitarbeiter zur Aufgabenzuweisung?

In den allermeisten Fällen sollten Sie bei der Zuweisung von neuen Aufgaben mit Gruppen arbeiten. Es gibt nur wenige Ausnahmen, bei denen die Zuweisung auf einzelne Mitarbeiter sinnvoll ist. Gerne erklären wir Ihnen auch warum:

1. Weist man eine Aufgabe einer Gruppe zu, verteilt sich die Last immer auf mehrere Schultern. Vor allem aber haben mehrere Mitarbeiter im Blick, wenn eine Aufgabe unbearbeitet bleibt.
2. Auch wenn nur ein Mitarbeiter für die Aufgabe zuständig sein soll, so ist es sinnvoll sich Gedanken zu machen, welche funktionale “Rolle” dieser Mitarbeiter in Bezug auf die Aufgabe übernimmt und eine Gruppe mit nur einem Mitglied dafür anzulegen. Das hat folgende Gründe:
   1. Scheidet der Mitarbeiter aus dem Team aus, kann durch austauschen des Mitarbeiters in der Gruppe, ein Umverteilung sämtlicher Aufgaben mit nur einem Schritt erfolgen und es müssen nicht alle Aufgaben angepasst werden.
   2. Wächst der Betrieb, sodass mehrere Mitarbeiter künftig für diese Rolle verantwortlich sind, so lässt sich eine weiterer Mitarbeiter der Gruppe hinzufügen und die Last wird automatisch auf mehrere Schultern verteilt.
   3. Fährt ein Mitarbeiter in Urlaub, kann ich durch Zuweisung eine weiteren Mitarbeiters in die Gruppe eine temporäre Stellvertreter-Regelung schaffen, sodass keine Aufgaben unbearbeitet liegen bleiben.

Wird bei Serienaufgaben der komplette Verlauf dokumentiert?

Die Verlaufsdokumentation von Serienaufgaben ist eine zentrale und wichtige Funktion in unserer Apotheken-Software ApoTune. Für jedes Serienelement wird festgehalten, welcher Mitarbeiter im Namen welcher Gruppe und zu welcher Zeit, die Aufgabe erledigt hat.

Über die Schaltfläche “Verlauf” oben rechts im Bearbeitungsmenü jeder einzelnen Aufgabe, können Sie sich den Verlauf anzeigen lassen oder in einem übersichtlichen Bericht drucken lassen. Bitte beachten Sie, dass der Druck dieser Dokumentation unter Umständen sehr umfangreich ausfallen kann, wenn der Zeitraum nicht eingeschränkt wird.

Apothekengruppe anlegen

Serienaufgaben erstellen

Lieferung anlegen

EXPOPHARM 2018: Apotune – die smarte Art, Filialen zu managen

blue:bizz auf der expopharm 2018

Apotune – die smarte Art, Filialen zu managen

Vom 10. bis 13.Oktober 2018 präsentiert BLUEBIZZ auf der expopharm in München (Halle C 5 Stand A-04) maßgeschneiderte Lösungen für arbeitsintensive Apotheken-Themen wie Aufgaben-, Dokumentenmanagement und Botendienst.

Mit Apotune hat BLUEBIZZ ein schlankes Konzept für Aufgaben entwickelt, die besonders in Filialapotheken einen hohen Koordinations-, Bearbeitungs- und Kontrollaufwand auslösen. Alltagstaugliche Arbeitserleichterung, Benutzerfreundlichkeit, zuverlässige Qualitätssicherung und ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei der Produktentwicklung im Vordergrund.

„Wir gehen bei der Entwicklung immer von konkreten Wünschen unserer Kunden aus, die genau wissen, wo ihre Abläufe optimiert werden sollten“, erläutert Marius Holzwarth, Produktmanager von Apotune. „Unter der benutzerfreundlichen Oberfläche bekommen unsere Kunden genau die Module, die ihre Arbeit optimal unterstützen. Sollen später weitere Bereiche mit Apotune digitalisiert werden, passt alles zusammen. Vorhandene Systeme können ohne Probleme integriert werden.“

Das Modul-System von Apotune

Unter den Apotune Modulen ist das Aufgabenmanagement ein echtes Multitalent. Von der Qualitätsdokumentation über Serienaufgaben bis zu filialübergreifender Verlaufsdokumentation wird der zuverlässige Gesamtüberblick über Organisation und Ressourcen mehrerer Standorte automatisiert und damit fehlerresistenter.

Ziel des Paperfree Dokumentenmanagements ist die Reduktion der Papierberge und Archivräume. Der Charme der Apotune Lösung: Alle Dokumente lassen sich schnell und einfach finden und das alles ohne eine eigene IT-Serverlandschaft. Die vorhandene PCs und eine schnelle Internetverbindung reichen aus. Paperfree ist ein nach GoBD revisionssicheres Tool, unterstützt den Workflow zwischen Filialen optimal und bindet digitale Unterschriften ein.

Erfolgreiches Flaggschiff in Apotune ist der Botendienst mit integriertem Rezeptmanagement, der die Planung in der Apotheke unterstützt, den Einsatz von Fahrern plant und die Navigation auf optimierten Routen via Tablet steuert. Das System wurde in Deutschland bereits für über eine Million Lieferungen eingesetzt und hat BLUEBIZZ damit zum Marktführer avancieren lassen.

Kosten und Nutzen

Marius Holzwarth, der selbst aus einer Apothekerfamilie stammt, ist mit den Ressourcenräubern des Apothekenalltags von klein auf vertraut. Vor allem das anspruchsvolle Management von mehreren Filialstandorten potenziert den Aufwand schnell und führt das persönliche Controlling oft an seine Grenzen. „Wir bieten kostengünstige Lösungen, die sich schnell bezahlt machen“, ergänzt BLUEBIZZ Geschäftsführer Andreas Surmann mit Blick auf die Kosten. „Unsere Kunden sollen zufrieden sein; deshalb gibt es bei uns eine kompromisslose Zufriedenheitsgarantie.“

Apotune Neuheiten 2018

Natürlich bringen Marius Holzwarth und Andreas Surmann auch diesmal wieder eine Fülle von Ergänzungen und Verbesserungen der Apotune Tools mit auf die Messe. „Wir stehen im ständigen Austausch mit unseren Apotheken-Kunden, hören, wo der Schuh drückt und entwickeln Lösungen, die dann für alle Vorteile bringen“, so Marius Holzwarth. „Interessante Neuheiten 2018 sind die neue Aufgaben App für Smartphones, viele neue Funktionen im Paperfree Dokumentenmanagementund die EC-Cash Unterstützung von SUMUP Geräten beim Botendienst, die den Einsatz von Apotune für die Mitarbeiterinnen noch smarter und effektiver machen.“

Über blue:bizz edv-systemhaus

Das blue:bizz edv-systemhaus ist seit 1984 spezialisierter Problemlöser für Apotheker und Filialisten, öffentliche Einrichtungen und mittelständische Unternehmen. Vom Standort Dorsten aus betreuen zurzeit zwölf Mitarbeiter rund 200 Kunden im ganzen Bundesgebiet. Auf der expopharm 2018 ist blue:bizz zu Gast beim Kooperationspartner Pharmatechnik aus Starnberg: Messehalle C 5 am Stand A-04. Andreas Surmann und Marius Holzwarth stehen während der gesamten Dauer der expopharm 2018 Interessierten zum Gespräch zur Verfügung.

Changelog Version 2.00

In diesem Artikel haben wir für Sie die wichtigsten Neuerungen unserer Software ApoTune – Apothekenoptimierung zusammengestellt:

Administration

• FIX: Keine doppelte Anlage von Benutzer: In speziellen Szenarien wurden in der Vergangenheit automatisch Benutzer doppelt angelegt.

Kontaktmanager

• Bei der Anlage von neuen Kunden & Arztpraxen direkte Zuweisung der Filiale möglich: Arbeitet eine Arztpraxis mit mehr als einer Filiale zusammen, kann bei der Eingabe der Praxisdaten direkt die jeweilige Apotheke mit ausgewählt werden. So können unterschiedliche Absprachen zwischen den Filialen und der Arztpraxis realisiert werden.
• Im Abschnitt “zusätzliche Daten” wurde die Möglichkeit geschaffen, eine Pflegeeinrichtung eintragen zu können.
• Beim Eingeben einer neuen Anschrift können direkt Öffnungszeiten hinterlegt werden, die in der Routenoptimierung berücksichtigt werden
• In der Kunden-Suchmaske werden bei der Suche nach einem Kunden/Lieferantennamen automatisch alle Kategorien aktiviert, wenn die Suche nach einer übermittelten Telefonnummer ergebnislos bleibt.
• Detailansicht der Aufgabenbeschreibung optimiert: Detailansicht der Aufgabe öffnet sich nun in der Bildschirm-Mitte.
• Der hinterlegte Ansprechpartner wird automatisch bei der Anlage einer neuen Telefon-Notiz ausgewählt.
• Wird ein Kunde in der Suchleiste des Kontakt-Managers gesucht, wird automatisch der gesuchte Ansprechpartner zum jeweiligen Kontakt für die weitere Bearbeitung selektiert.
• Kundendaten lassen sich direkt aus den jeweiligen Aufgaben heraus laden: Hat ein Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen bekommen, die einen speziellen Kunden betrifft, kann er die Kundeninformationen direkt aus seiner Aufgabenliste heraus aufrufen um beispielsweise eine Telefon-Nr. zu suchen.
• Hinweis über nicht gespeicherte Notizen zum Kunden: Wurde eine bereits erfasste Notiz zu einem Kunden nicht gespeichert, aber für einen zweiten Kunden eine neue Notiz erfasst, bekommt der Bearbeiter einen Hinweis darüber.

Aufgabenmanagement

• Optimierung der Aufgabenfilterung: Die Aufgaben lassen sich durch Eingabe eines Such-Stichwortes weiter filtern.
• Management der Serienaufgaben zeigt im Verlauf eine detaillierte Übersicht, welche MitarbeiterInnen & Gruppen welche Aufgaben erledigt / nicht erledigt haben.
• Zusammenhängende Aufgaben werden anschaulich dargestellt: Hängen bestimmte Aufgaben im Ablauf zusammen, können diese als Folgeaufgaben angelegt werden und ihre Zugehörigkeit an Hand einer Grafik angezeigt werden.
• FIX: Fehler beim Suchen in einer leeren Aufgabenliste behoben.

Botendienst

• Konflikte bei Erreichbarkeitszeiten direkt bei der Planung erkennbar: Ist bei einem Kunden eine Erreichbarkeit hinterlegt, macht ApoTune bereits bei der Tourenplanung mittels einer farbigen Darstellung der Ankunftszeit auf mögliche Konflikte aufmerksam.
• Ankunftszeiten aktualisieren sich automatisch: Während der Routenoptimierung aktualisieren sich die Ankunftszeiten des Boten an den einzelnen Lieferadressen automatisch.
• Erreichbarkeitszeitfenster werden auch in der Schnelloptimierung berücksichtigt.
• Abholaufträge für Rezepte lassen sich ab sofort aus der Übersicht des Rezeptmanagement heraus generieren.

Sonstiges

• Doppeltes Starten von ApoTune ist nicht mehr möglich. Es wird statt dessen die bereits laufende Anwendung in den Vordergrund geholt.
• FIX: ApoTune stellt nach einem Verbindungsabbruch automatisch die Konnektivität zum Server wieder her. Ein manueller Eingriff ist nicht mehr erforderlich.

Changelog Version 1.78

In diesem Artikel haben wir für Sie die wichtigsten Neuerungen unserer Software ApoTune – Apothekenoptimierung zusammengestellt:

Aufgaben (Einzel- und Serienaufgaben)

• Ansicht und Darstellung erneuert
• Können einzelnen Mitarbeitern UND Gruppen zugewiesen werden, auch Filialübergreifend
• Können jetzt nach Status, Ersteller und Bearbeiter gefiltert werden
• Können nach Betreff und Beschreibung durchsucht werden
• Inhalt einer Aufgabe kann nun ausgewählt und kopiert werden
• Ausdrucken von Betreff und Aufgabentext direkt aus der Beschreibung möglich
• Werden jetzt in der Schnellansicht als eigene, erstellte und nicht erledigte angezeigt
• Können nun beliebig Notizen hinzugefügt werden, egal in welchem Status sich die Aufgabe befindet
• Werden erkannt welcher Person oder Gruppe sie zugeordnet wurden und wer von denen welche Aufgabe erledigt bzw. nicht erledigt hat (Beobachter Funktion)
• Verlauf kann präzise überprüft und dargestellt werden
• Können direkt einem Kunden zugeordnet werden
• Werden bei nicht Bearbeitung automatisch vom System abgeschlossen wenn eine neue Instanz beginnt
• Fehler in der Datumsanzeige behoben

Kontaktmanager

• Suchfunktion verbessert

Botendienst

• Fehlerbehebung in der Fahrtanalyse
• Fehlerbehebung doppelte Auftragsvergabe in Lieferkooperationen

Administration

• Ansicht und Darstellung verbessert
• Benutzer und Gruppen werden in einer Kachel mit dem Anfangsbuchstaben als Logo angezeigt
• Benutzergruppen können entweder einzelnen Filialen oder auch allen Filialen zugewiesen werden

Changelog Version 1.77

Einstellungen

• Umbenennung des Buttons beim automatischen Update
• Umbenennung der exe. Datei

Fahrtenplaner

• Überarbeitung der Fahrtzeitberechnung: Angaben sind wesentlich exakter und beziehen sich immer auf die aktuelle Position des Boten, sodass selbst Verzögerungen durch bsp. Ampeln berücksichtig werden. Im Folge dessen wurde auch die voraussichtliche Ankunftszeit verbessert.
• Gesamteinnahme einer abgeschlossenen Fahrt wird unter dem Gesamtbetrag dargestellt. Differenzen sind so deutlicher zu erkennen.
• Gawis Import:
  • Absturz beim Gawis Import wurde behoben.
  • Sonderzeichen im Hinweis werden nun von ApoTune mit übernommen und führen nicht mehr zu abstürzen.
• Prokas Import: Kundendaten werden nach dessen Import in den Kontakten gespeichert und können so einfacher verwaltet werden.
• Überarbeitung des Prokas Imports.
• Exportfunktion: Fahrten können mit wählbarem Zeitraum exportiert und gedruckt werden. Dort werden folgende Sachen dokumentiert, benötigte Zeit, Kilometer, Gesamtbetrag, Gesamteinnahme und die Anzahl der Stationen.
• Wenn eine Lieferung nicht ausgeliefert werden kann und der Status auf Annahme verweigert, nicht angetroffen oder nicht zustellbar gesetzt wurde, so taucht diese Lieferung in den nicht zugewiesenen Aufträgen auf, mit dem Zusatz (Zustellversuch i+1).
• Notizfeld für den Status einer Lieferung wurde erweitert und ermöglicht eine erweiterte Anzeige des Textes.
• Überarbeitung der Adresserkennung: Umlaute führen nicht mehr zu Problemen und werden von ApoTune sinngemäß geändert.
• Es wird zukünftig nichtmehr die Geräte ID des iPads angezeigt, sondern der Name des iPads, auf dem unterschrieben wurde.
• Kartenausschnitt folgt dem Boten, wenn dies im Kontextmenü der Karte aktiviert wurde.

Datenaufnahme

• komplette Darstellung wurde überarbeitet
• Doppelt Importierte Kunden aus der WaWi werden nun von ApoTune erkannt und ausgegeben zur Nachbearbeitung.
• Dokumentation der Anzahl von Anrufen pro Tag in einem bestimmten Zeitraum(Kundenbezogen).
• Ansprechpartner und Lieferadressen können einem Kunden hinterlegt werden.

Aufgaben

• Aufgaben können nur erstellt werden, wenn die Aufgabe zugeordnet wurde.
• Aufgabenansicht im Admin-Bereich: Änderung der Darstellung
• Dialoganpassung für Gruppenerstellung und -bearbeitung. Eine Suchfunktion ermöglicht die genaue Suche nach einem Mitarbeiter aus der Apotheke oder –gruppe.
• Berechtigung am Benutzer einstellbar für Serienaufgabenverwaltung.
• Überfällige Serienaufgaben können eingesehen werden.