EXPOPHARM 2018: Apotune – die smarte Art, Filialen zu managen

blue:bizz auf der expopharm 2018

Apotune – die smarte Art, Filialen zu managen

Vom 10. bis 13.Oktober 2018 präsentiert BLUEBIZZ auf der expopharm in München (Halle C 5 Stand A-04) maßgeschneiderte Lösungen für arbeitsintensive Apotheken-Themen wie Aufgaben-, Dokumentenmanagement und Botendienst.

Mit Apotune hat BLUEBIZZ ein schlankes Konzept für Aufgaben entwickelt, die besonders in Filialapotheken einen hohen Koordinations-, Bearbeitungs- und Kontrollaufwand auslösen. Alltagstaugliche Arbeitserleichterung, Benutzerfreundlichkeit, zuverlässige Qualitätssicherung und ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei der Produktentwicklung im Vordergrund.

„Wir gehen bei der Entwicklung immer von konkreten Wünschen unserer Kunden aus, die genau wissen, wo ihre Abläufe optimiert werden sollten“, erläutert Marius Holzwarth, Produktmanager von Apotune. „Unter der benutzerfreundlichen Oberfläche bekommen unsere Kunden genau die Module, die ihre Arbeit optimal unterstützen. Sollen später weitere Bereiche mit Apotune digitalisiert werden, passt alles zusammen. Vorhandene Systeme können ohne Probleme integriert werden.“

Das Modul-System von Apotune

Unter den Apotune Modulen ist das Aufgabenmanagement ein echtes Multitalent. Von der Qualitätsdokumentation über Serienaufgaben bis zu filialübergreifender Verlaufsdokumentation wird der zuverlässige Gesamtüberblick über Organisation und Ressourcen mehrerer Standorte automatisiert und damit fehlerresistenter.

Ziel des Paperfree Dokumentenmanagements ist die Reduktion der Papierberge und Archivräume. Der Charme der Apotune Lösung: Alle Dokumente lassen sich schnell und einfach finden und das alles ohne eine eigene IT-Serverlandschaft. Die vorhandene PCs und eine schnelle Internetverbindung reichen aus. Paperfree ist ein nach GoBD revisionssicheres Tool, unterstützt den Workflow zwischen Filialen optimal und bindet digitale Unterschriften ein.

Erfolgreiches Flaggschiff in Apotune ist der Botendienst mit integriertem Rezeptmanagement, der die Planung in der Apotheke unterstützt, den Einsatz von Fahrern plant und die Navigation auf optimierten Routen via Tablet steuert. Das System wurde in Deutschland bereits für über eine Million Lieferungen eingesetzt und hat BLUEBIZZ damit zum Marktführer avancieren lassen.

Kosten und Nutzen

Marius Holzwarth, der selbst aus einer Apothekerfamilie stammt, ist mit den Ressourcenräubern des Apothekenalltags von klein auf vertraut. Vor allem das anspruchsvolle Management von mehreren Filialstandorten potenziert den Aufwand schnell und führt das persönliche Controlling oft an seine Grenzen. „Wir bieten kostengünstige Lösungen, die sich schnell bezahlt machen“, ergänzt BLUEBIZZ Geschäftsführer Andreas Surmann mit Blick auf die Kosten. „Unsere Kunden sollen zufrieden sein; deshalb gibt es bei uns eine kompromisslose Zufriedenheitsgarantie.“

Apotune Neuheiten 2018

Natürlich bringen Marius Holzwarth und Andreas Surmann auch diesmal wieder eine Fülle von Ergänzungen und Verbesserungen der Apotune Tools mit auf die Messe. „Wir stehen im ständigen Austausch mit unseren Apotheken-Kunden, hören, wo der Schuh drückt und entwickeln Lösungen, die dann für alle Vorteile bringen“, so Marius Holzwarth. „Interessante Neuheiten 2018 sind die neue Aufgaben App für Smartphones, viele neue Funktionen im Paperfree Dokumentenmanagementund die EC-Cash Unterstützung von SUMUP Geräten beim Botendienst, die den Einsatz von Apotune für die Mitarbeiterinnen noch smarter und effektiver machen.“

Über blue:bizz edv-systemhaus

Das blue:bizz edv-systemhaus ist seit 1984 spezialisierter Problemlöser für Apotheker und Filialisten, öffentliche Einrichtungen und mittelständische Unternehmen. Vom Standort Dorsten aus betreuen zurzeit zwölf Mitarbeiter rund 200 Kunden im ganzen Bundesgebiet. Auf der expopharm 2018 ist blue:bizz zu Gast beim Kooperationspartner Pharmatechnik aus Starnberg: Messehalle C 5 am Stand A-04. Andreas Surmann und Marius Holzwarth stehen während der gesamten Dauer der expopharm 2018 Interessierten zum Gespräch zur Verfügung.

Changelog Version 2.00

In diesem Artikel haben wir für Sie die wichtigsten Neuerungen unserer Software ApoTune – Apothekenoptimierung zusammengestellt:

Administration

• FIX: Keine doppelte Anlage von Benutzer: In speziellen Szenarien wurden in der Vergangenheit automatisch Benutzer doppelt angelegt.

Kontaktmanager

• Bei der Anlage von neuen Kunden & Arztpraxen direkte Zuweisung der Filiale möglich: Arbeitet eine Arztpraxis mit mehr als einer Filiale zusammen, kann bei der Eingabe der Praxisdaten direkt die jeweilige Apotheke mit ausgewählt werden. So können unterschiedliche Absprachen zwischen den Filialen und der Arztpraxis realisiert werden.
• Im Abschnitt “zusätzliche Daten” wurde die Möglichkeit geschaffen, eine Pflegeeinrichtung eintragen zu können.
• Beim Eingeben einer neuen Anschrift können direkt Öffnungszeiten hinterlegt werden, die in der Routenoptimierung berücksichtigt werden
• In der Kunden-Suchmaske werden bei der Suche nach einem Kunden/Lieferantennamen automatisch alle Kategorien aktiviert, wenn die Suche nach einer übermittelten Telefonnummer ergebnislos bleibt.
• Detailansicht der Aufgabenbeschreibung optimiert: Detailansicht der Aufgabe öffnet sich nun in der Bildschirm-Mitte.
• Der hinterlegte Ansprechpartner wird automatisch bei der Anlage einer neuen Telefon-Notiz ausgewählt.
• Wird ein Kunde in der Suchleiste des Kontakt-Managers gesucht, wird automatisch der gesuchte Ansprechpartner zum jeweiligen Kontakt für die weitere Bearbeitung selektiert.
• Kundendaten lassen sich direkt aus den jeweiligen Aufgaben heraus laden: Hat ein Mitarbeiter eine Aufgabe zugewiesen bekommen, die einen speziellen Kunden betrifft, kann er die Kundeninformationen direkt aus seiner Aufgabenliste heraus aufrufen um beispielsweise eine Telefon-Nr. zu suchen.
• Hinweis über nicht gespeicherte Notizen zum Kunden: Wurde eine bereits erfasste Notiz zu einem Kunden nicht gespeichert, aber für einen zweiten Kunden eine neue Notiz erfasst, bekommt der Bearbeiter einen Hinweis darüber.

Aufgabenmanagement

• Optimierung der Aufgabenfilterung: Die Aufgaben lassen sich durch Eingabe eines Such-Stichwortes weiter filtern.
• Management der Serienaufgaben zeigt im Verlauf eine detaillierte Übersicht, welche MitarbeiterInnen & Gruppen welche Aufgaben erledigt / nicht erledigt haben.
• Zusammenhängende Aufgaben werden anschaulich dargestellt: Hängen bestimmte Aufgaben im Ablauf zusammen, können diese als Folgeaufgaben angelegt werden und ihre Zugehörigkeit an Hand einer Grafik angezeigt werden.
• FIX: Fehler beim Suchen in einer leeren Aufgabenliste behoben.

Botendienst

• Konflikte bei Erreichbarkeitszeiten direkt bei der Planung erkennbar: Ist bei einem Kunden eine Erreichbarkeit hinterlegt, macht ApoTune bereits bei der Tourenplanung mittels einer farbigen Darstellung der Ankunftszeit auf mögliche Konflikte aufmerksam.
• Ankunftszeiten aktualisieren sich automatisch: Während der Routenoptimierung aktualisieren sich die Ankunftszeiten des Boten an den einzelnen Lieferadressen automatisch.
• Erreichbarkeitszeitfenster werden auch in der Schnelloptimierung berücksichtigt.
• Abholaufträge für Rezepte lassen sich ab sofort aus der Übersicht des Rezeptmanagement heraus generieren.

Sonstiges

• Doppeltes Starten von ApoTune ist nicht mehr möglich. Es wird statt dessen die bereits laufende Anwendung in den Vordergrund geholt.
• FIX: ApoTune stellt nach einem Verbindungsabbruch automatisch die Konnektivität zum Server wieder her. Ein manueller Eingriff ist nicht mehr erforderlich.

Changelog Version 1.78

In diesem Artikel haben wir für Sie die wichtigsten Neuerungen unserer Software ApoTune – Apothekenoptimierung zusammengestellt:

Aufgaben (Einzel- und Serienaufgaben)

• Ansicht und Darstellung erneuert
• Können einzelnen Mitarbeitern UND Gruppen zugewiesen werden, auch Filialübergreifend
• Können jetzt nach Status, Ersteller und Bearbeiter gefiltert werden
• Können nach Betreff und Beschreibung durchsucht werden
• Inhalt einer Aufgabe kann nun ausgewählt und kopiert werden
• Ausdrucken von Betreff und Aufgabentext direkt aus der Beschreibung möglich
• Werden jetzt in der Schnellansicht als eigene, erstellte und nicht erledigte angezeigt
• Können nun beliebig Notizen hinzugefügt werden, egal in welchem Status sich die Aufgabe befindet
• Werden erkannt welcher Person oder Gruppe sie zugeordnet wurden und wer von denen welche Aufgabe erledigt bzw. nicht erledigt hat (Beobachter Funktion)
• Verlauf kann präzise überprüft und dargestellt werden
• Können direkt einem Kunden zugeordnet werden
• Werden bei nicht Bearbeitung automatisch vom System abgeschlossen wenn eine neue Instanz beginnt
• Fehler in der Datumsanzeige behoben

Kontaktmanager

• Suchfunktion verbessert

Botendienst

• Fehlerbehebung in der Fahrtanalyse
• Fehlerbehebung doppelte Auftragsvergabe in Lieferkooperationen

Administration

• Ansicht und Darstellung verbessert
• Benutzer und Gruppen werden in einer Kachel mit dem Anfangsbuchstaben als Logo angezeigt
• Benutzergruppen können entweder einzelnen Filialen oder auch allen Filialen zugewiesen werden

Changelog Version 1.77

Einstellungen

• Umbenennung des Buttons beim automatischen Update
• Umbenennung der exe. Datei

Fahrtenplaner

• Überarbeitung der Fahrtzeitberechnung: Angaben sind wesentlich exakter und beziehen sich immer auf die aktuelle Position des Boten, sodass selbst Verzögerungen durch bsp. Ampeln berücksichtig werden. Im Folge dessen wurde auch die voraussichtliche Ankunftszeit verbessert.
• Gesamteinnahme einer abgeschlossenen Fahrt wird unter dem Gesamtbetrag dargestellt. Differenzen sind so deutlicher zu erkennen.
• Gawis Import:
  • Absturz beim Gawis Import wurde behoben.
  • Sonderzeichen im Hinweis werden nun von ApoTune mit übernommen und führen nicht mehr zu abstürzen.
• Prokas Import: Kundendaten werden nach dessen Import in den Kontakten gespeichert und können so einfacher verwaltet werden.
• Überarbeitung des Prokas Imports.
• Exportfunktion: Fahrten können mit wählbarem Zeitraum exportiert und gedruckt werden. Dort werden folgende Sachen dokumentiert, benötigte Zeit, Kilometer, Gesamtbetrag, Gesamteinnahme und die Anzahl der Stationen.
• Wenn eine Lieferung nicht ausgeliefert werden kann und der Status auf Annahme verweigert, nicht angetroffen oder nicht zustellbar gesetzt wurde, so taucht diese Lieferung in den nicht zugewiesenen Aufträgen auf, mit dem Zusatz (Zustellversuch i+1).
• Notizfeld für den Status einer Lieferung wurde erweitert und ermöglicht eine erweiterte Anzeige des Textes.
• Überarbeitung der Adresserkennung: Umlaute führen nicht mehr zu Problemen und werden von ApoTune sinngemäß geändert.
• Es wird zukünftig nichtmehr die Geräte ID des iPads angezeigt, sondern der Name des iPads, auf dem unterschrieben wurde.
• Kartenausschnitt folgt dem Boten, wenn dies im Kontextmenü der Karte aktiviert wurde.

Datenaufnahme

• komplette Darstellung wurde überarbeitet
• Doppelt Importierte Kunden aus der WaWi werden nun von ApoTune erkannt und ausgegeben zur Nachbearbeitung.
• Dokumentation der Anzahl von Anrufen pro Tag in einem bestimmten Zeitraum(Kundenbezogen).
• Ansprechpartner und Lieferadressen können einem Kunden hinterlegt werden.

Aufgaben

• Aufgaben können nur erstellt werden, wenn die Aufgabe zugeordnet wurde.
• Aufgabenansicht im Admin-Bereich: Änderung der Darstellung
• Dialoganpassung für Gruppenerstellung und -bearbeitung. Eine Suchfunktion ermöglicht die genaue Suche nach einem Mitarbeiter aus der Apotheke oder –gruppe.
• Berechtigung am Benutzer einstellbar für Serienaufgabenverwaltung.
• Überfällige Serienaufgaben können eingesehen werden.

Changelog Version 1.76

Einstellungen

• Benutzer können deaktiviert werden.
• Berechtigung am Benutzer einstellbar für Fahrtenanalyse
• Das Verhalten des ApoTune Client beim Minimieren und Schließen wurde wie folgt geändert:
  • Durch Minimieren von ApoTune geht der Task in die Taskleiste
  • Durch Schließen von ApoTune wechselt der Task in den Systeminformationsbereich

Fahrtenplaner

• Nicht zugewiesene Aufträge können nicht mehr in abgeschlossene Fahrten verschoben werden. (Bugfix)
• Aktualisierung des Kartenmaterials
• Dem Boten kann in den Stammdaten eine Handynummer hinzugefügt werden.
• Schnittstelle zu ADG S3000 vorhanden.
• GAWIS Import:
  ◦ Fehler der Erreichbarkeitszeiten wurde behoben.
  ◦ Erkennung ob Adressen in den Importdaten vorhanden sind.
  ◦ Checkbox auswählbar, ob Daten gelöscht werden sollen.
• Bevorstehende Lieferungen können nicht mehr in abgeschlossene Fahrten verschoben werden. (Bugfix)
• Start und Ziel der Fahrt wird auf der Karte angezeigt. (Bugfix)
  Fahrtenanalyse:
  ◦ Jede Station mit Uhrzeit, gefahrene Strecke zwischen einzelnen Punkten und Distanz, Standzeit, akkumuliert Gesamtfahrzeit auslesbar. Ausdruck als Liste.
• Bei den Importfunktionen ist ab jetzt die Botenauswahl möglich.
• Erfassung neuer Kunden wurde so überarbeitet, dass die Eingabe intuitiver und einfacher ist. Ein Ausschnitt der Karte zeigt dem Benutzer sofort die eingetragene Adresse.

Datenaufnahme

• Bei den Kontakten kann über den Reiter „letzte Anfahrten“ der Status der damaligen Lieferung eingesehen werden, sowie wichtige Informationen über Zahlungsart, Notiz und Unterschrift.
• Suche wurde erweitert, sodass nun nach „Vorname Nachname“ gesucht werden kann.
• Überarbeitung des Firmenfeldes. Firmen werden nun, wenn vorhanden, immer angezeigt. (Bugfix)

Aufgaben

• Darstellung wurde überarbeitet. Aufgaben mit Kundenbindung sind auf der linken Seite zu finden und Sonstige Aufgaben auf der rechten Seite. Des Weiteren wurden neue Grafiken hinzugefügt, um die Benutzeroberfläche intuitiver zu gestalten.
  ◦ Pfeilgrafik = Button zum Kunden.
  ◦ Der Personengrafik = Information wem die Aufgabe zugewiesen ist
  ◦ Infografik = Details der Aufgabe.
• Aufgaben die bereits erledigt wurden, rutschen automatisch in der Aufgabenansicht nach unten, sodass noch zu erledigte Aufgaben an den ersten Stellen zu finden sind. (Bugfix)
• Sonstige Aufgaben werden angezeigt, bis sie erledigt werden oder die nächste Instanz beginnt (Serienaufgabe). Nach der Erledigung bleiben die Aufgaben noch 2 Tage mit “Erledigt”-Markierung in der Liste (außer eine neue Instanz beginnt).
• Die farbliche Markierung ist nun einheitlich
  ◦ Rot = überfällig
  ◦ Orange = heute fällig
  ◦ Grün = Noch Zeit
• Serienaufgaben & Einzelaufgaben: Anlegen ohne Benutzer nicht mehr möglich. Künftig erkennt ApoTune, ob ein Benutzer ausgewählt ist oder nicht und macht dieses dem Anleger der Aufgabe deutlich durch eine Meldung. (Bugfix)
• Mitarbeiter/Gruppen, können alle Teilnehmer einsehen, denen die gleiche Aufgabe zugewiesen wurde.

Changelog Version 1.75

Anmeldung

• Die Anmeldemaske enthält nun eine Suchfunktion, die eine Suche nach Benutzern innerhalb der Apothekengruppe ermöglicht, wenn ein Mitarbeiter spontan an einem anderen Standort einspringt.
• Der Benutzer sieht direkt beim Anmeldevorgang unter seinem Benutzernamen seine Apothekengruppe.
• Benutzeranmeldung nun auch mit Passwort. Das Passwort kann in den Benutzer-Einstellungen eingetragen werden und auch jederzeit vom Administrator geändert werden.

Einstellungen

• Apotheken lassen sich vom Administrator in Lieferkooperationen bzw. Apothekengruppen einteilen.
• Apothekengruppen übergreifende Anzeige der Aufgaben, Serienaufgaben sowie der Benutzergruppen.
• Anpassungen der Fenstergrößen werden für jeden Benutzer individuell gespeichert.
• Administrator kann Kunden deaktivieren.

Fahrtenplaner

• Beim Anlegen einer neuen Lieferung wird die Kundensuche geöffnet, in der nach bereits angelegten Kunden gesucht werden kann. Die Suchergebnisse enthalten ab sofort auch Kunden anderer Filialen innerhalb der Apothekengruppe.
• Neue Lieferungen können in den „Nicht zugewiesenen Aufträgen“ erstellt werden.
• Der zu zahlende Betrag, sowie offene Kredite können beim ausgedruckten Lieferplan angezeigt werden, wenn der Benutzer dieses auswählt.
• Die Schnelloptimierung ist über einen neuen Button verfügbar.
• Häufig widerkehrende Fahrten können als Favoriten gespeichert werden
  z.B. Altenheim-Touren oder Rezept-Abholungen.
• Navigation am iPad ist nun auch über Google Maps möglich. Die Einstellung kann direkt am iPad vorgenommen werden.
• Der Nutzer hat die Option, die Straßenkarte dauerhaft auszublenden. Die Einstellung wird am Benutzer gespeichert.
• Abgeschlossene Fahrten können analysiert werden. Dadurch ist eine Kosten und Zeitanalyse möglich.
• Künftig wird die Apotheke aus der Gemeinschaft angezeigt, welche die Lieferung importiert/erstellt hat.
• Beim Prokas-Import wird nun auf Doubletten geprüft, sodass keine Lieferung mehrfach importiert wird.
• Beim Prokas-Import kann nun ein Zeitraum eingestellt werden aus dem die Fahrten importiert werden. Dadurch wird verhindert, dass noch nicht ausgebuchte Lieferungen der Vergangenheit mit importiert werden.

Datenaufnahme

• Notizen und kundenbezogene Aufgaben werden Apothekengruppen übergreifend angezeigt.
• Speicherung von mehreren Rufnummern pro Anschrift. Verschiedene Kategorien erleichtern dabei die Differenzierung.
• Es kann nun auch eine Firmenbezeichnung am Kunden gespeichert werden.
• Optimierung der Telefonnummern (+49 [Vorwahl ohne Null] [Telefonnummer] ).
• Kundensuche ermöglicht nun die gezielte Suche nach Vor- und Nachnamen, Nach- und Vornamen, sowie nach der Firma.

Aufgaben

• Einmalige Aufgaben ohne Kundenbezug können nun angelegt und sowohl Mitarbeitern als auch Benutzergruppen zugewiesen werden.
• Das Schriftbild der Serienaufgaben können kann vom Benutzer individuell gestaltet werden.

ApoTune – Ein voller Erfolg auf der Expopharm 2015

Gut eine Woche nach der Produktpräsentation von ApoTune auf der diesjährigen Expopharm in Düsseldorf ziehen wir ein erfreulich positives Feedback. Unsere neue Software ApoTune hat viele Apotheker fasziniert.

Andreas Surmann: „Die Neuvorstellung unseres Produkts ApoTune war in unseren Augen ein voller Erfolg. Wir haben so viel positive Resonanz bekommen, dass wir die Nachfrage kaum bewältigen können. Darüber haben wir uns natürlich sehr gefreut.“

Vier Tage lang haben wir unser neues Softwaresystem dem Fachpublikum präsentiert. Marius Holzwarth: „Für uns war es nicht nur die Markteinführung von ApoTune, sondern auch die erste Präsentation des Produktes vor großen Publikum. Wir haben zwar schon während der Entwicklung eng mit rund 20 Apotheken zusammengearbeitet, dass ApoTune aber so gut ankommen würde, daran haben wir im Traum nicht gedacht.“

ApoTune soll vor allem die alltäglichen Aufgaben und Prozesse in Apotheken optimieren. Dabei unterstützt das System die Apotheken durch die Dokumentation apothekeninterner Prozesse und bei der logistischen Optimierung des lokalen Botendienstes. Das neue System berechnet Fahrtrouten sogar filialübergreifend. Die Tour kann auf ein oder mehrere Fahrzeuge verteilt werden. ApoTune sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Fahrten. Dank einem LiveTracking der Fahrzeuge über die ApoTune-App, lassen sich gegenüber den Kunden am Telefon verbindliche Aussagen zur voraussichtlichen Lieferzeit ihrer Medikamente treffen. Das ist aber noch nicht alles!

Neben der Optimierung des Botendienstes unterstützt ApoTune auch im Qualitätsmanagement der Apotheken. Eine Anbindung an die Telefonanlage gibt uns die Möglichkeit jedes Telefonat am Kunden oder Lieferanten zu dokumentieren, sodass viele interne Fragen direkt beantwortet werden können. Ein komplettes Aufgabenmanagement für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben ermöglicht die digitale und lückenlose Dokumentation aller QM-Aufgaben. ApoTune erinnert die Apothekenmitarbeiter an ihre Aufgaben im und dokumentiert deren Abschluss mit Mitarbeiterkennzeichen und Zeitstempel. Durch das automatische Berichtswesen kann zur Dokumentation ein regelmäßiger Ausdruck der abgezeichneten Aufgaben erfolgen, sodass die Apotheke jeder Zeit für ein QM-Audit vorbereitet ist.

In den nächsten Wochen wird es nun darum gehen, die bereits eingegangenen Bestellungen abzuarbeiten!

EXPOPHARM 2015 – Besuchen Sie uns

Sie wollen ihren Kunden einen hohen Qualitätsstandard bei gleichzeitig niedrigen Kosten bieten? Dann ist ApoTune für sie genau das richtige! Aufgabenmanagement, Telefon-Dokumentationen sowie eine optimale Routenplanung für ihren Botendienst sparen ihnen und ihren Mitarbeitern jede Menge Zeit und damit bares Geld. Überzeugen sie sich auf unserer Webseite oder besuchen sie uns in 7 Tagen auf der Expopharm in Düsseldorf.