Benutzergruppen anlegen

Es sind neue Tipps und Tricks für ApoTune verfügbar. Dieses Mal beschäftigt sich unser ApoTune Ex­perte Dustin Thielemann mit dem Anlegen von Benutzergruppen innerhalb der Apothekensoftware. Das ist vor allem im Bereich des Aufgabenmanagements von ApoTune besonders interessant, weil sich so Aufgaben und Informationen Nutzergruppen spezifisch zuweisen lassen. Unsere Apothekensoftware ApoTune fragt automatisch alle notwendigen Informationen ab, sodass eine Benutzergruppe angelegt, aber auch bereits bestehende ApoTune Nutzer in diese integriert werden können.

Import aus Prokas

Neues aus der Rubrik “Tipps und Tricks für ApoTune”! Heute erläutert Ihnen unser ApoTune Experte Dustin Thielemann die notwendigen Schritte um die in der Warenwirtschaft erfassten Lieferungen in unsere Apothekensoftware zu importieren. Dabei wird neben dem eigentlichen Import-Vorgang auch auf mögliche Fehlerquellen eingegangen, sodass hier ein reibungsloser Import und damit eine opti­male Vorbereitung für den ApoTune Fahrtenplaner vorgenommen werden kann.

Wie lege ich eine Aufgabe mit Kundenbindung an?

Es gibt Neuigkeiten aus dem Bereich “Tipps & Tricks für ApoTune”. Im folgenden Video zeigt unser ApoTune Experte Dustin Thielemann, wie sich mit dem Aufgabenmanagement der Apothekensoftware ApoTune schnell und einfach zu einem Kunden Aufgaben erstellen lassen. ApoTune übernimmt dabei die Post-it Funktion und informiert den verantwortlichen Mitarbeiter direkt nach der Anmeldung. Dabei ist die Aufgabenzuweisung in der Apothekensoftware wie gewohnt filialübergreifend möglich.

Wie lege ich eine Fahrt an?

In der heutigen Folge von “Tipps und Tricks für ApoTune” zeigt Ihnen unser ApoTune Experte Dustin Thielemann, wie sie eine neue Lieferfahrt in der Apothekensoftware anlegen. Dieser Vorgang wird immer dann notwendig, wenn bisher keine Vorlage wöchentlich stattfindende Fahrten in ApoTune angelegt wurde. Ebenso können so kurzfristig zu planende Fahrten in der Apothekensoftware ApoTune angelegt werden um eine optimale Effizienz zu erzielen. 

Wie lege ich einen Benutzer an?

Es gibt neue Tipps & Tricks für ApoTune. In diesem Video erklärt Ihnen unser ApoTune Experte Dustin Thielemann das Anlegen von neuen Benutzern innerhalb der Apothekensoftware. ApoTune übernimmt dabei die Führung und fragt Sie Schritt für Schritt nach den notwendigen Informationen. So legen Sie in wenigen Minuten neue Benutzer in unserer Apothekensoftware ApoTune an und können damit die anfallenden Aufgaben im Bereich des Botendienstes sowie des Aufgabenmanagements auf mehrere Benutzerschultern verteilen.

Eingabe einer Telefonnotiz

Eine neue Folge von Tipps & Tricks zu ApoTune ist online. Im folgenden Video erklärt Ihnen unser ApoTune Experte Dustin Thielemann wie Sie in nur wenigen Schritten in ApoTune eine neue Telefonnotiz zum Kunden erfassen. Aus den Telefonnotizen lassen sich im Anschluss an das Telefonat direkt Aufgaben im filialübergreifenden Aufgabenmanagement von ApoTune erstellen. Hierzu und zu vielen weiteren Funktionen rund um das Aufgabenmanagement von ApoTune gibt es natürlich weiteren Folgen von Tipps & Tricks zu ApoTune.

Changelog Version 1.76

Einstellungen

• Benutzer können deaktiviert werden.
• Berechtigung am Benutzer einstellbar für Fahrtenanalyse
• Das Verhalten des ApoTune Client beim Minimieren und Schließen wurde wie folgt geändert:
  • Durch Minimieren von ApoTune geht der Task in die Taskleiste
  • Durch Schließen von ApoTune wechselt der Task in den Systeminformationsbereich

Fahrtenplaner

• Nicht zugewiesene Aufträge können nicht mehr in abgeschlossene Fahrten verschoben werden. (Bugfix)
• Aktualisierung des Kartenmaterials
• Dem Boten kann in den Stammdaten eine Handynummer hinzugefügt werden.
• Schnittstelle zu ADG S3000 vorhanden.
• GAWIS Import:
  ◦ Fehler der Erreichbarkeitszeiten wurde behoben.
  ◦ Erkennung ob Adressen in den Importdaten vorhanden sind.
  ◦ Checkbox auswählbar, ob Daten gelöscht werden sollen.
• Bevorstehende Lieferungen können nicht mehr in abgeschlossene Fahrten verschoben werden. (Bugfix)
• Start und Ziel der Fahrt wird auf der Karte angezeigt. (Bugfix)
  Fahrtenanalyse:
  ◦ Jede Station mit Uhrzeit, gefahrene Strecke zwischen einzelnen Punkten und Distanz, Standzeit, akkumuliert Gesamtfahrzeit auslesbar. Ausdruck als Liste.
• Bei den Importfunktionen ist ab jetzt die Botenauswahl möglich.
• Erfassung neuer Kunden wurde so überarbeitet, dass die Eingabe intuitiver und einfacher ist. Ein Ausschnitt der Karte zeigt dem Benutzer sofort die eingetragene Adresse.

Datenaufnahme

• Bei den Kontakten kann über den Reiter „letzte Anfahrten“ der Status der damaligen Lieferung eingesehen werden, sowie wichtige Informationen über Zahlungsart, Notiz und Unterschrift.
• Suche wurde erweitert, sodass nun nach „Vorname Nachname“ gesucht werden kann.
• Überarbeitung des Firmenfeldes. Firmen werden nun, wenn vorhanden, immer angezeigt. (Bugfix)

Aufgaben

• Darstellung wurde überarbeitet. Aufgaben mit Kundenbindung sind auf der linken Seite zu finden und Sonstige Aufgaben auf der rechten Seite. Des Weiteren wurden neue Grafiken hinzugefügt, um die Benutzeroberfläche intuitiver zu gestalten.
  ◦ Pfeilgrafik = Button zum Kunden.
  ◦ Der Personengrafik = Information wem die Aufgabe zugewiesen ist
  ◦ Infografik = Details der Aufgabe.
• Aufgaben die bereits erledigt wurden, rutschen automatisch in der Aufgabenansicht nach unten, sodass noch zu erledigte Aufgaben an den ersten Stellen zu finden sind. (Bugfix)
• Sonstige Aufgaben werden angezeigt, bis sie erledigt werden oder die nächste Instanz beginnt (Serienaufgabe). Nach der Erledigung bleiben die Aufgaben noch 2 Tage mit “Erledigt”-Markierung in der Liste (außer eine neue Instanz beginnt).
• Die farbliche Markierung ist nun einheitlich
  ◦ Rot = überfällig
  ◦ Orange = heute fällig
  ◦ Grün = Noch Zeit
• Serienaufgaben & Einzelaufgaben: Anlegen ohne Benutzer nicht mehr möglich. Künftig erkennt ApoTune, ob ein Benutzer ausgewählt ist oder nicht und macht dieses dem Anleger der Aufgabe deutlich durch eine Meldung. (Bugfix)
• Mitarbeiter/Gruppen, können alle Teilnehmer einsehen, denen die gleiche Aufgabe zugewiesen wurde.

Changelog Version 1.75

Anmeldung

• Die Anmeldemaske enthält nun eine Suchfunktion, die eine Suche nach Benutzern innerhalb der Apothekengruppe ermöglicht, wenn ein Mitarbeiter spontan an einem anderen Standort einspringt.
• Der Benutzer sieht direkt beim Anmeldevorgang unter seinem Benutzernamen seine Apothekengruppe.
• Benutzeranmeldung nun auch mit Passwort. Das Passwort kann in den Benutzer-Einstellungen eingetragen werden und auch jederzeit vom Administrator geändert werden.

Einstellungen

• Apotheken lassen sich vom Administrator in Lieferkooperationen bzw. Apothekengruppen einteilen.
• Apothekengruppen übergreifende Anzeige der Aufgaben, Serienaufgaben sowie der Benutzergruppen.
• Anpassungen der Fenstergrößen werden für jeden Benutzer individuell gespeichert.
• Administrator kann Kunden deaktivieren.

Fahrtenplaner

• Beim Anlegen einer neuen Lieferung wird die Kundensuche geöffnet, in der nach bereits angelegten Kunden gesucht werden kann. Die Suchergebnisse enthalten ab sofort auch Kunden anderer Filialen innerhalb der Apothekengruppe.
• Neue Lieferungen können in den „Nicht zugewiesenen Aufträgen“ erstellt werden.
• Der zu zahlende Betrag, sowie offene Kredite können beim ausgedruckten Lieferplan angezeigt werden, wenn der Benutzer dieses auswählt.
• Die Schnelloptimierung ist über einen neuen Button verfügbar.
• Häufig widerkehrende Fahrten können als Favoriten gespeichert werden
  z.B. Altenheim-Touren oder Rezept-Abholungen.
• Navigation am iPad ist nun auch über Google Maps möglich. Die Einstellung kann direkt am iPad vorgenommen werden.
• Der Nutzer hat die Option, die Straßenkarte dauerhaft auszublenden. Die Einstellung wird am Benutzer gespeichert.
• Abgeschlossene Fahrten können analysiert werden. Dadurch ist eine Kosten und Zeitanalyse möglich.
• Künftig wird die Apotheke aus der Gemeinschaft angezeigt, welche die Lieferung importiert/erstellt hat.
• Beim Prokas-Import wird nun auf Doubletten geprüft, sodass keine Lieferung mehrfach importiert wird.
• Beim Prokas-Import kann nun ein Zeitraum eingestellt werden aus dem die Fahrten importiert werden. Dadurch wird verhindert, dass noch nicht ausgebuchte Lieferungen der Vergangenheit mit importiert werden.

Datenaufnahme

• Notizen und kundenbezogene Aufgaben werden Apothekengruppen übergreifend angezeigt.
• Speicherung von mehreren Rufnummern pro Anschrift. Verschiedene Kategorien erleichtern dabei die Differenzierung.
• Es kann nun auch eine Firmenbezeichnung am Kunden gespeichert werden.
• Optimierung der Telefonnummern (+49 [Vorwahl ohne Null] [Telefonnummer] ).
• Kundensuche ermöglicht nun die gezielte Suche nach Vor- und Nachnamen, Nach- und Vornamen, sowie nach der Firma.

Aufgaben

• Einmalige Aufgaben ohne Kundenbezug können nun angelegt und sowohl Mitarbeitern als auch Benutzergruppen zugewiesen werden.
• Das Schriftbild der Serienaufgaben können kann vom Benutzer individuell gestaltet werden.

ApoTune – Ein voller Erfolg auf der Expopharm 2015

Gut eine Woche nach der Produktpräsentation von ApoTune auf der diesjährigen Expopharm in Düsseldorf ziehen wir ein erfreulich positives Feedback. Unsere neue Software ApoTune hat viele Apotheker fasziniert.

Andreas Surmann: „Die Neuvorstellung unseres Produkts ApoTune war in unseren Augen ein voller Erfolg. Wir haben so viel positive Resonanz bekommen, dass wir die Nachfrage kaum bewältigen können. Darüber haben wir uns natürlich sehr gefreut.“

Vier Tage lang haben wir unser neues Softwaresystem dem Fachpublikum präsentiert. Marius Holzwarth: „Für uns war es nicht nur die Markteinführung von ApoTune, sondern auch die erste Präsentation des Produktes vor großen Publikum. Wir haben zwar schon während der Entwicklung eng mit rund 20 Apotheken zusammengearbeitet, dass ApoTune aber so gut ankommen würde, daran haben wir im Traum nicht gedacht.“

ApoTune soll vor allem die alltäglichen Aufgaben und Prozesse in Apotheken optimieren. Dabei unterstützt das System die Apotheken durch die Dokumentation apothekeninterner Prozesse und bei der logistischen Optimierung des lokalen Botendienstes. Das neue System berechnet Fahrtrouten sogar filialübergreifend. Die Tour kann auf ein oder mehrere Fahrzeuge verteilt werden. ApoTune sorgt für eine lückenlose Dokumentation der Fahrten. Dank einem LiveTracking der Fahrzeuge über die ApoTune-App, lassen sich gegenüber den Kunden am Telefon verbindliche Aussagen zur voraussichtlichen Lieferzeit ihrer Medikamente treffen. Das ist aber noch nicht alles!

Neben der Optimierung des Botendienstes unterstützt ApoTune auch im Qualitätsmanagement der Apotheken. Eine Anbindung an die Telefonanlage gibt uns die Möglichkeit jedes Telefonat am Kunden oder Lieferanten zu dokumentieren, sodass viele interne Fragen direkt beantwortet werden können. Ein komplettes Aufgabenmanagement für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben ermöglicht die digitale und lückenlose Dokumentation aller QM-Aufgaben. ApoTune erinnert die Apothekenmitarbeiter an ihre Aufgaben im und dokumentiert deren Abschluss mit Mitarbeiterkennzeichen und Zeitstempel. Durch das automatische Berichtswesen kann zur Dokumentation ein regelmäßiger Ausdruck der abgezeichneten Aufgaben erfolgen, sodass die Apotheke jeder Zeit für ein QM-Audit vorbereitet ist.

In den nächsten Wochen wird es nun darum gehen, die bereits eingegangenen Bestellungen abzuarbeiten!

EXPOPHARM 2015 – Besuchen Sie uns

Sie wollen ihren Kunden einen hohen Qualitätsstandard bei gleichzeitig niedrigen Kosten bieten? Dann ist ApoTune für sie genau das richtige! Aufgabenmanagement, Telefon-Dokumentationen sowie eine optimale Routenplanung für ihren Botendienst sparen ihnen und ihren Mitarbeitern jede Menge Zeit und damit bares Geld. Überzeugen sie sich auf unserer Webseite oder besuchen sie uns in 7 Tagen auf der Expopharm in Düsseldorf.